Schriftelijke vraag
Datum vraag: 25 juli 2021
Onderwerp: digitale inschrijvingen zomerkampen & zwemreservaties 2021
Raadslid: Geert Reyskens

Vraag

Betreft: bijkomende schriftelijke vraagstelling dit als resultaat van de gemeenteraad van 15-06-2021 betreffende : 2021_IP_00074 Digitale inschrijvingen van de zomerkampen 2021 liepen wel degelijk fout.

Over het digitaal inschrijven via Kwandoo van de zomerkampen en de zwemreservaties is er al regelmatig discussie en vraagstelling gevoerd. Ik streef voor een kwaliteitsvol digitaal programma dat voor zowel de beheerder als de eindgebruiker efficiëntie en gebruiksvriendelijkheid verschaft. Via mijn netwerk (https://bmksolutions.be/site/) is er mij expertise aangeboden. (suggestie van Schepen K. Parthoens “Geert doe zelf een voorstel”) ik verwijs naar het audioverslag van de GR 15.06.2021.
Kwandoo heeft zich gespecialiseerd in 5 domeinen:

Ze hebben een soort van webshopsysteem, toegespitst op deze domeinen. Het grote voordeel van Kwandoo is dat het toegespitst is op deze domeinen en dat ze betrekkelijk goed samenwerken.

Het nadeel zal ongetwijfeld zijn dat je hier zelf minder over te zeggen hebt, minder zelf op maat kunt gaan maken en met problemen te maken kunt krijgen zoals je gezien hebt: servers die uitliggen.

Het webshopsysteem OpenCart is een alternatief waarom: hier kan een beheerder zelf veel in programmeren plus maatwerk en koppelingen maken. Ook bestaat de optie om meteen een digitale innovatie door te voeren met AMPP (Automation Management Productivity Platform). Deze geautomatiseerde oplossing is niet alleen tijd - en kostenbesparend, het foutenpercentage wordt aanzienlijk gereduceerd.

Op één moment (zoals het inschrijven van de sportkampen) waar gelijktijdig veel gebruikers op inloggen kunnen de servers overbelast geraken. Hiervoor bestaan oplossingen:

• Load balancing wil zeggen dat er meerdere servers beschikbaar zijn en dat er een load balancer er voo gaat zorgen dat iedereen steeds goed bediend kan worden via de website.
• Pay-as-you-go wil zeggen dat je voor server capaciteit betaalt wanneer je deze gebruikt. En op piekmomenten gebruik je dan bijvoorbeeld even veel meer servers of server geheugen en daar betaal je dan ook even voor. Valt deze piek weg dan betaal je er ook niet meer voor.

Hierbij doe ik een verzoek om mijn voorstellen te evalueren.

Antwoord
Door de brede waaier van stedelijke activiteiten en processen heeft Groep Genk een portfolio van tientallen applicaties ter ondersteuning van de extern en intern gerichte werking. Deze applicaties komen van verschillende leveranciers en worden op basis van een behoeftebepaling via een plaatsingsprocedure overheidsopdrachten in de markt gezet om vervolgens te worden gegund aan de economisch meest voordele inschrijver. Dit plaatsingsproces kan ook via een andere entiteit verlopen waarbij Groep Genk dan op basis van de inhouse regelgeving of via de figuur van de aankoopcentrale kan overgaan tot aanschaf en installatie van de gegunde applicatie door een ander bestuur.

Een optimale werking van een applicatie vereist steeds een goed samenspel tussen het intern organiseren van de betreffende processen die ondersteund moeten worden, het juist parametriseren van de applicatie, het goed uittesten van de applicatie op alle onderdelen en vervolgens het opvolgen en bijsturen van de werking en van eventuele dysfuncties, het analyseren van oorzaken bij periodes van uitval,…. De applicatie Kwandoo werd een aantal jaren geleden via een plaatsingsprocedure overheidsopdrachten gegund door stad Genk en ook andere lokale besturen zoals Sint-Niklaas, Leuven, Hasselt,… werken via deze applicatie voor meerdere inschrijvingsprocessen. Er is dus geen algemeen probleem met deze applicatie en ook geen tekort aan bv. servercapaciteit waarnaar in de vraagstelling wordt verwezen. Er zijn periodiek – zoals met de meeste applicaties – wel storingen die zo kort mogelijk opgevolgd en geremedieerd worden in samenwerking met de betrokken leverancier en interne diensten. Anderzijds zijn er ook veel positieve elementen waar de applicatie sterk voldoet aan de destijds bepaalde functionaliteiten zodat de totale verhouding prijs/kwaliteit door meerdere centrumsteden als gunstig wordt ervaren. Uiteraard zal er in de toekomst op een bepaald moment een nieuw proces van behoeftebepaling, schrijven van een bestek, organiseren van een plaatsingsprocedure overheidsopdrachten, … moeten gebeuren waarbij dan opnieuw de technologisch en economisch meest voordelige offerte zal worden geselecteerd.

Wat de meest recente storing betreft heeft de probleemanalyse uitgewezen dat de oorzaak lag bij een foutieve configuratie van een medewerker van Kwandoo samen met een misconfiguratie door een medewerker van Stad Genk. Uit deze fout zijn lessen getrokken om soortgelijke storingen in de toekomst te kunnen vermijden. Overschakelen naar een nieuwe applicatie op basis van een dergelijk incident is niet aangewezen. Met een nieuwe applicatie wordt immers ook telkens de opgedane ervaring met het vorige platform verloren, waardoor de kans op nieuwe problemen weer groter wordt.